— Люди — зачастую источник ошибок, и чем больше операций за них будут делать машины, тем лучше, — уверен директор Института космических и информационных технологий, заведующий кафедрой систем искусственного интеллекта, доктор технических наук, профессор Геннадий Михайлович ЦИБУЛЬСКИЙ.

До недавнего времени работники учебного отдела института напоминали челноков: сновали туда-сюда с пачками бумаг, проверяли ведомости, приказы, куда-то их относили, потом приносили обратно, исправляли, и так изо дня в день.

— Сотрудники нашего учебного отдела раньше были так заняты бумагами, что им некогда было замечать, что случилось со студентом, почему у него дела идут неважно, — считает Геннадий Михайлович.— Поэтому одна из основных задач дирекции института — освободить всех участников учебного процесса, студентов и преподавателей, от рутины, создать комфортные условия для обучения и творчества. Обучаемый на каждом шаге должен не искать, а получать требуемую учебную информацию в месте своего нахождения, в удобное для него время и в адаптированной под него форме, но содержание её должно строго соответствовать ГОСу.

В настоящее время студенты ИКИТ имеют «личный кабинет» с электронной зачётной книжкой, с выходом на электронные обучающие материалы, есть площадка для общения с товарищами. Они могут выйти из своего виртуального кабинета в электронную библиотеку, на сайт СФУ. Человек, находясь где угодно, в любое время получит нужную ему информацию. В свою очередь у преподавателей есть электронный журнал и ведомости, они не бегают теперь по деканатам и если ставят оценку, она сразу же уходит студенту в зачётку и в деканат. Более того, электронные ресурсы еженедельно выдают оценку учебной активности студента, и эта информация доступна не только учебному отделу, но при необходимости и родителям.

— Ещё одна важная задача — разработать систему оценки качества учебного плана и содержания учебных дисциплин, — продолжает профессор Г.М. Цибульский. — Оценивать качество учебных материалов не умеют не только в России, но и за её пределами. Как понять, соответствует та или иная дисциплина целям обучения? Нужно ли её включать в данный учебный план? Наша программа может посчитать: если учебник востребован или статью часто цитируют — она полезна и интересна. Когда не просто востребован материал, но ещё и хорошо усваивается студентом, то он, безусловно, качественный. Таким образом, речь идёт о создании интеллектуальной условной системы информационной поддержки научно-учебной деятельности преподавателей и студентов ИКИТ.

— А если материал не востребован студентом?

— Значит, программа поставит минус.

— Так ведь и студенты разные: кто-то информацию налету усваивает, а кому-то нужно время…

— Вот поэтому мы ставим цель — на протяжении всего обучения создать благоприятные условия для студента, предложить ему индивидуальный учебный план и подобрать содержание каждой дисциплины именно для его восприятия, для его уровня знаний, умений и желаний. А дело преподавателей — писать больше учебного материала. Учебный курс должен иметь много редакций, и на разных этапах обучения необходимо подбирать для каждого обучаемого оптимальный вариант. Кто-то из ребят хорошо тексты воспринимает, а кто-то любит рисунки, схемы. Максимальная индивидуализация образования! Сейчас мы запустили в разработку примерно восемь так называемых адаптивных обучающих курсов. Надеюсь, до конца семестра два-три курса преподаватели точно подготовят.

— В чём испытываете сложность?

— Переход на безбумажную технологию во всём университете — финансово ёмкая задача. Кроме того, самое сложное — это психологический фактор: люди не привыкли работать в таком формате и не хотят переучиваться… Между тем всё взаимосвязано: без качественного обновления учебного процесса, документооборота и управления в вузе невозможно создать оптимальные условия для творчества и обучения.

Мы специально образовали диссертационный совет и в нём выделили специальность «Информатизация образования». В другом совете, который я возглавляю, есть специальность «Теоретические основы информатики». Только творите, ребята, пишите — есть, где защищаться! В третьей декаде сентября впервые в ИКИТ пройдёт международная научная конференция по вопросам информатизации образования.

Первый пошёл!

Институт космических и информационных технологий СФУ переходит на электронный документооборот плавно в течение нескольких последних лет.

— В том виде, как это задумано и осуществляется в нашем институте, мы не встретили ещё ни в одном другом вузе страны, — рассказывает к.т.н., заместитель директора ИКИТ по учебной работе и заведующий кафедрой интеллектуальных систем управления Юрий Юрьевич ЯКУНИН. — Мы осознанно шли к этому несколько лет. Сейчас, можно сказать, уже третий этап. В прошлом учебном году нам удалось полностью перевести в электронный вид ведомости и два вида приказов — об отчислении студентов по собственному желанию и о назначении государственной академической стипендии. Оригиналом является электронный экземпляр с электронной подписью. Мы можем, конечно, делать и бумажные варианты, но они считаются копиями.

— Какие именно программы вы использовали в процессе перехода?

— Начинали с тиражируемой, свободно распространяемой системы Alfresco, при помощи которой можно было организовать электронный документооборот без цифровой подписи. Были и плюсы, и минусы. Затем приняли решение перейти на новую коммерческую технологию «Ensemble» американской компании «InterSystems». У нас давняя дружба: студенты ИКИТ не раз побеждали в международных IT-конкурсах, организованных этой корпорацией. В 2014 году руководители компании «InterSystems» приезжали в СФУ и награждали победителей. Как раз тогда и удалось договориться, что они предоставят нам фактически бесплатно лицензию на использование системы. Это мощная интеграционная платформа, для которой электронный документооборот — лишь то немногое, что вообще можно сделать на её базе, например, соединить все системы в университете для работы в ансамбле.

— С какими трудностями столкнулись в переходный период?

— Внедрять ПО на существующих бизнес-процессах нецелесообразно, неэффективно. Автоматизация всегда должна предполагать какие-то инновации, изменения, чтобы эффект был более значимым. А когда мы начинаем менять обычное положение вещей, к которому привыкли люди — они этому противятся. Некоторые сотрудники поначалу высказывали сомнения, нежелание что-то менять, но потом они же, видя результат, охотно с нами сотрудничали.

— Каковы основные эффекты от внедрения ПО для пользователей?

— В первую очередь сокращение трудозатрат на стандартные операции. Например, если один из видов приказов в бумажном виде может делаться в течение часа, то в нашей системе это займёт не более 2 минут. Далее, процесс согласования тоже происходит намного быстрее. Традиционно время прохождения согласования приказа может занимать до 1 месяца, если в приказе были допущены ошибки. В среднем же прохождение бумажного приказа от момента его создания и до подписания ректором занимает от одной до двух недель. Это и понятно, ведь территориально вуз разбросан, и даже курьерские службы не выход. В лучшем случае на подписание приказа уходит неделя, но для этого нужно кому-то сидеть на телефоне и постоянно контролировать процесс. Наши электронные приказы стали создаваться и подписываться в течение одного дня.

В последнюю сессию ни одной ведомости, кроме выпускных курсов, не было в бумажном виде! На эти ведомости и приказы о назначении стипендий в институте раньше уходило около 10 пачек бумаги — это пять тысяч листов. Вот и посчитайте: если одна пачка стоит 250 рублей, то 10 пачек — 2,5 тысячи рублей экономии. Но это только в нашем институте, а вообще каждый приказ, когда он доходит до общего отдела, копируют в пяти бумажных экземплярах и рассылают ещё в пять инстанций, а это дополнительные расходы, которые мы не учитывали. Если полностью университет перейдёт на безбумажную технологию, то экономия будет значительно больше.

— А кто обслуживает систему? Может быть, требуется много людей, и овчинка не стоит выделки?

— Система, которую мы внедряем, высокотехнологична. Для того чтобы её обслуживать, нужны хорошие специалисты. У нас в институте для этого создана группа разработчиков и специальная структура, которая работает в Удостоверяющем центре. Этот центр — неотъемлемая часть электронного документооборота, он обеспечивает работу электронной подписи, её легитимность. Сейчас центр проходит процедуру сертификации, хотя для внутреннего электронного документооборота этого не требуется. Выдавая пользователям электронные ключи, центр подтверждает легитимность подписи. Например, преподаватель подписывает им ведомости, а сотрудники документы. Если Удостоверяющий центр будет сертифицирован, то такая подпись станет легитимной и за пределами университета. Сейчас в центре трудятся три совместителя. Если обслуживать весь СФУ, то выгода будет большей, а затраты пока сопоставимы.

— Не подводила ли программа?

— Нет, она очень качественная. Кстати, прежде чем использовать эти системы, мы изучили, как они работают в других организациях, скажем в ГИБДД РФ, в Пенсионном фонде России, Росавтодоре и т.д. А при их эксплуатации ещё раз убедились в надёж­ности.

— Оценили новинку студенты?

— В прошлую сессию через свой личный кабинет студенты обнаружили около 20 ошибок преподавателей!

— Сказали одно, а поставили другое?

— Да, и система помогла вовремя отреагировать. Кроме того, есть ещё много других разделов в личном кабинете. Там задумано прослеживать всю историю приказов, которые касаются студента. Но основное, что я хотел бы выделить: мы ввели в личный кабинет ребят опросник, который позволяет следить за качеством образования глазами студентов. Проходит сессия, мы делаем опрос и смотрим, как студенты реагируют на то, что происходит у нас в институте. Это помогает нам принимать более правильные управленческие решения.

— Юрий Юрьевич, каковы риски электронного документооборота?

— Риски соизмеримы с теми, которые есть и в бумажном процессе. Например, если загорится архив, мы же бумагу потом не восстановим. И здесь — то же самое. У нас действует Центр обработки данных (ЦОД) — он защищён, там есть дублирование питания, разные технологии, которые защищают сохранность данных. Но если с ним что-то происходит в результате, скажем, пожара или землетрясения — то, разумеется, мы что-то теряем. А если этого нет, то нет и рисков.

— Может ли воспользоваться технологией электронного документооборота ИКИТ любой институт СФУ, или есть нюансы?

— У каждого института — своя специфика. Если кто-то захочет использовать систему, то тут два пути: либо он адаптирует свои бизнес-процессы и подстраивается под систему, либо мы расширяем возможности системы для того, чтобы данный институт мог её использовать. Сразу скажу: подстроиться намного проще.

— Какие шаги намечаете на ближайшую перспективу?

— Следующий этап будет связан с расширением видов электронных приказов, подключением к электронному документообороту очно-заочной и вечерней форм обучения, с улучшением системы управления согласованием и версиями документов.

Также мы улучшим сервисы личных кабинетов студентов и преподавателей. Кроме того, одной из главных задач, стоящих перед нами, будет создание нормативной базы, обеспечивающей работу электронного документооборота в университете.

Все понимают, как должен ходить бумажный документ, что с ним происходит, как он попадает в архив и хранится, но никто не знает, что должно происходить с электронным документом.

— Как вы думаете, сколько времени потребуется, чтобы перевести весь вузовский документооборот в электронный формат?

— Для каждого института время перехода будет индивидуальным, и зависит это от нескольких факторов: от готовности руководства и сотрудников, от специфики бизнес-процессов и, конечно, от самих студентов. При удачном стечении обстоятельств время перехода на электронный документооборот может занять до одного года.

Система глазами пользователя

Инспектор учебного отдела ИКИТ СФУ Марина Валерьевна СОМОВА отвечает в институте за электронное обучение и дистанционные образовательные технологии:

— Если раньше для подготовки приказа на академическую стипендию мне нужно было минимум три дня, то сейчас мы делаем его за день и плюс ещё на всякий случай проверяем. У нас отпал человеческий фактор при внесении оценок в две базы — в вузовскую и институтскую. А сколько было раньше ошибок! Да что далеко ходить: ради интереса я решила проверить себя и подготовила приказ на академическую стипендию вручную, а потом то же самое сделала в электронном виде. Так вот, система нашла у меня три ошибки! А ведь начисление стипендии — серьёзный вопрос, и ошибка может быть квалифицирована как нецелевое использование финансовых средств государства.

Теперь высвободилось рабочее время, и мы больше внимания уделяем непосредственной работе со студентами как тьюторы. Что касается преподавателей, то для них плюс в том, что не надо подстраиваться под график работы учебного отдела, забирать и приносить нам ведомости. Я не скажу, что все в восторге от перехода на электронный документооборот, но большинство коллег уже оценили его преимущества.

— Тяжело ли вам лично дался переход с бумажного на электронное?

— На момент внедрения системы приходилось буквально ежеминутно, круглосуточно держать руку на пульсе, потому что многие преподаватели — полуночники, они ведомости заполняют дома. Я была готова к такому режиму, иначе бы мы ничего не довели до ума, не отладили. Сейчас уже всё откатали, и в эти дни, вплоть до 30 сентября, с применением электронной подписи идут текущие пересдачи у студентов. Для нас сейчас самый важный этап — это комиссионные пересдачи, потому что он у нас будет внедряться впервые. Сегодня это тяжкий ручной бумажный труд, и очень ответственный, потому что по результатам пересдач студенты могут быть отчислены.

Вера КИРИЧЕНКО

P.S. Разрабатывая и развивая систему электронного документооборота, опытные программисты-наставники набирают себе команду из студентов. Таким образом, ребята ещё и получают уникальный опыт, который будет востребован на рынке труда.