Электронная трудовая: плюсы и минусы

Цифровизация шагает по стране, и нынешний этап — перевод всех работников на электронные трудовые книжки. О том, какие это открывает возможности и какие несёт риски, говорим с руководителем Департамента кадрового регулирования
и учёта работников Дианой БАРАБАНОВОЙ.

— Диана Дмитриевна, с какого времени начнут действовать новые правила?

— Переход на электронные трудовые предусмотрен в нацпроекте по цифровой экономике, старт которому дал Указ Президента «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» от 9 мая 2017 года.

И вот с 1 января 2020 г. вступила в силу норма закона, по которой все сотрудники организаций любой формы собственности могут выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную.

— Это право или обязанность?

— Переход к новому формату трудовой книжки (ЭТК) — добровольный и будет осуществляться только с согласия работника. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу после 31.12.2020 года. У этих людей сведения о периодах работы изначально будут формироваться только в электронном виде. Но даже если вы выбираете бумажную трудовую, работодатель обязан вести ЭТК на всех работников без исключения.

— Пожалуй, когда человек уже на пенсии, ему нет смысла заводить электронную трудовую.

— Бумажные трудовые пока оставили, возможно, как раз из этих соображений — чтобы пожилые люди не переживали.

— У каждого из нас уже есть ИНН, СНИЛС. Теперь ещё будет номер трудовой?

— Нет. Индивидуальный лицевой счёт в Пенсионном фонде России (ПФР) — это и есть СНИЛС. Вот по этим счетам и будет аккумулироваться вся информация о трудовой деятельности.

— Работа по электронным трудовым уже началась?

— Да, конечно. Хотя 2020 год станет переходным. За этот год мы должны подготовить, принять или изменить внутренние локальные нормативные акты. Отрегулировать систему передачи сведений от работодателя в ПФР. До 1 июля 2020 года письменно уведомить сотрудников вуза об изменениях в законодательстве и предоставить выбор (мы сейчас готовим данное уведомление).

До 31.12.2020 года включительно специалисты кадровой службы должны собрать письменные заявления работников о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажного варианта. В любом случае с 1.01.2020 года мы начали подавать ежемесячный отчёт в ПФР по форме СЗВ-ТД.

— Как это расшифровывается?

— Это условное обозначение, закреплённое в ПФР, но подразумевается — сведения о трудовой деятельности застрахованного лица.

— В целом вы уже хорошо представляете, что должны делать?

— В принципе, да. Главное, чтобы все сотрудники в вузе с пониманием отнеслись к нашей работе и оперативно реагировали на наши просьбы по подписанию и предоставлению в кадровые службы необходимых документов.

— Где будет храниться электронная трудовая?

— Информация о всей трудовой деятельности будет храниться на индивидуальных лицевых счетах в информационных системах в ПФР. Получить её можно в личном кабинете на сайте ПФР, в МФЦ, на сайте госуслуг или у работодателя в бумажном или электронном виде.

— А что будет вноситься в электронную трудовую?

— Сведения о приёме на работу, переводе, изменении наименования работодателя, увольнении и некоторые другие сведения о трудовой деятельности сотрудника. Также работа по совместительству — раньше такую информацию вносили только по письменному заявлению работника.

— Когда-то «с занесением в трудовую» бывали награждения и выговоры…

— Этого давно нет. Но в электронную трудовую книжку будут вноситься сведения о лишении права по приговору суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью.

— Как будет контролироваться переход на ЭТК?

— Поначалу в ПФР говорили, что штрафов здесь не будет, но на данный момент уже готовятся изменения в соответствующие статьи КоАП (Кодекс об административных правонарушениях), а это значит какие-то санкции, и они могут оказаться для организации серьёзными. Но пока трудно сказать, во что это выльется.

— В чём плюсы, а в чём минусы ведения электронных трудовых?

— Часто при обращении работников в ПФР о назначении пенсии выясняется, что работодатель не внёс в трудовую книжку нужные сведения, потерял или ошибся, а архивы либо сгорели, либо потерялись, либо документы не сдавались — как следствие неправильного ведения кадрового делопроизводства. В результате назначение пенсии для человека становится бесконечной чередой обращений в разные инстанции. В первую очередь ЭТК обеспечит сохранность всех сведений трудовой деятельности, которые будут храниться
в течение жизни человека.

Также каждый в любой момент может получить сведения из информационной системы ПФР и, если обнаружит какие-либо несоответствия, имеет право обратиться к работодателю за исправлением ошибок.

А минусы (для нас, можно сказать, это главное) — в несовершенстве материально-технической базы.

— Если человек увольняется и устраивается в другую организацию, теперь не нужна ни трудовая, ни выписки из неё — новый работодатель сам может посмотреть?

— Нет, работодатель сможет отследить только свои сведения, которые он передал в ПФР. Доступ ко всей информации будет только у госорганов.

— А подделать или внести ложные сведения в электронную трудовую возможно? Скажем, я хакер, зашёл на сайт и сделал себе картинку трудовой деятельности…

— Не могу ответить на этот вопрос. Но ПФР и другие органы обещают высокий уровень защиты персональных данных.

— И последнее: станет ли кадровикам легче работать?

— Не станет. Поскольку мы будем вести и электронные, и бумажные трудовые книжки, отправлять отчёты — получается, работы нам добавили. Да и когда приходит проверяющая организация, нас ведь просят не в компьютере показать, как всё оформлено, а в бумажном виде, так как закон о ведении и хранении личных дел на бумажных носителях в течение 75 лет никто не отменял.

Конечно, мы надеемся, что до 2030 года, когда проект цифровизации будет реализован, все эти процедуры отладят до такой степени, что вносить информацию будет легко и просто. Но пока это глаза, руки, время…

Соб. инф.