Отдел расписаний

У отдела три направления работы. Первое и основное — это составление и сопровождение расписания занятий, промежуточных аттестаций по всем формам обучения. Неудивительно, что за отделом в народе закрепилось название «Бюро расписаний». Те, кто давно работает в университете, ещё не забыли, что 25 лет назад в вузах были именно бюро, и там сидели диспетчеры. А сейчас им на смену пришли специалисты с высшим образованием.

Основное расписание учебных занятий на весь университет отдел составляет два раза в году. К этой работе приступают 1 июля на осенний семестр и 1 декабря на весенний семестр текущего года. Сотрудники отдела практически никогда не уходят в отпуск летом либо используют скользящий график. Почему именно 1 июля? По плану учебного департамента к этому сроку завершается подготовка всех необходимых документов для учебного процесса на следующий учебный год (нагрузка по преподавателям,
графики учебного процесса и т.д.).

Прежде чем приступить к составлению расписания, сотрудники отдела получают от институтов данные по аудиторному фонду: какие и кому нужны аудитории для проведения лекций или лабораторных работ, различные примечания. На сбор этих сведений уходит примерно месяц. На первой площадке расписание составляют сами институты, но там всё равно находится специалист отдела, который контролирует и сопровождает учебный процесс. Готовое расписание оформляют в автоматизированный шаблон и выставляют на сайте.

Расписание промежуточных аттестаций составляется совместно с институтами. Проблемы, конечно, бывают. Самые частые нарушения при подаче сведений институтами — неверная нумерация аудиторий. Иногда сотрудники отдела не могут оперативно связаться с какой-либо кафедрой. Тогда приходится решать вопрос через
администрацию института.

Самый страшный сон начальника отдела сопровождения учебного процесса — когда наступило 1 сентября, а расписание ещё не сформировано. Наяву такого быть не должно. Это нонсенс. По плану работы учебного департамента отдел обязан выдать расписание к 20 августа и 20 января. При форс-мажорных обстоятельствах сроки представления информации на сайт могут быть сдвинуты на несколько дней.

Обратная связь

Второе направление работы отдела — контроль за проведением учебных занятий. По распоряжению проректора по учебной работе создаётся комиссия, куда помимо сотрудников отдела расписаний входят и представители кадровой службы СФУ. Проверки проводят выборочно, несколько раз в семестр. По словам руководителя отдела Натальи Николаевны Авдеевой, срывы занятий бывают нечасто. Скажем, при проверке 200 занятий в среднем в двух–трёх случаях комиссия фиксирует нарушение расписания. Дальше составляют акты, получают объяснительные у преподавателей, но это уже компетенция кадровой и юридической служб и совсем другая история.

Кроме того, отдел сопровождения учебного процесса отвечает на запросы сторонних организаций. Бывает, расписание утверждено, но в отдел приходят служебные записки от институтов с просьбами выделить аудиторию, допустим, в связи с проведением дополнительных мероприятий — конференции, собрания и проч. Перераспределять аудиторный фонд — всё равно что останавливать коня на скаку. Приходится делать перенос занятий, и тогда служебные записки тщательно отрабатываются, и всем участникам учебного процесса передаётся дополнительное расписание. Студентов и преподавателей предупреждают о временных изменениях расписания занятий.

Весь внутренний документооборот в отделе осуществляют с помощью программы 1С и обычной электронной почты. Программа удобна, но перешли на неё ещё не все институты, поэтому основная масса отправлений идёт через электронную почту. Приходят письма в основном на адрес руководителя отдела либо руководителя учебного департамента. Если сотрудники по каким-то причинам не могут «отработать» служебную записку, то пишут официальный мотивированный ответ, почему это невозможно сделать в расписании.

Рабочий день

— Официально рабочий день у нас с 8.30 и до 17.00, но приходится часто задерживаться, — рассказывает начальник отдела Н.Н. Авдеева. — С утра просматриваем почту, служебные записки, присланные за последние сутки. После этого начинаем либо составлять расписание, либо участвуем в проверках учебных занятий, либо занимаемся промежуточной аттестацией. Чтобы на один институт (примерно 50 групп) оформить расписание промежуточной аттестации и выдать аудиторный фонд, уходит от трёх до пяти дней. Все сотрудники отдела очень мобильны, проверка занятий происходит на всех площадках.

Коллектив

Средний возраст работников отдела 40-50 лет. Главные качества — внимательность, сосредоточенность и, конечно же, стрессоустойчивость. Например, начался рабочий день, и звонит недовольный преподаватель с претензией: дескать, не нравится ему что-то в расписании, не хочет он такой график.

— Когда мы слышим с утра аргумент «не хочу!», главное — сохранить самообладание, ведь после такой истерики нам ещё целый день предстоит работать, — делится Наталья Николаевна. — В нашем отделе легче всего сотрудникам, у кого минимум эмоций и математический склад ума. Кадровый состав стабилен. Вот уже 13 лет работают в отделе Евгения Валентиновна ЧЕРЕПОВИЧ, Елена Васильевна ИЛЬИНСКАЯ, Ольга Владимировна МАКАРОВА, Людмила Александровна ГОРЯЙНОВА, Надежда Николаевна ПАРШЕНОК и Инна Вячеславовна ЛАСТОЧКИНА. Все они справляются с огромным объёмом, все профессионалы своего дела. Бывает, когда мы составляем расписание, отвлекают посетители. Поэтому часто уносим домой кипы бумаг, чтобы поработать в тишине. В коллективе полная взаимозаменяемость. Особенно проявился командный дух во время пандемии. Мы рвались на работу, а нам не разрешали даже по двое собираться. На каждого сотрудника приходилось минимум 100 групп дневного отделения, и нужно было срочно переделывать расписание, переводить всех на дистант. Мы составили график и выходили на работу по очереди. Справились!

Руководитель

Начальник отдела сопровождения учебного процесса Наталья Николаевна Авдеева в своё время окончила Красноярский политехнический институт по специальности «Машины и обработка металлов давлением», а также магистратуру в СФУ («Стандартизация и метрология»). Работает в вузе уже более 25 лет.

— Когда я начинала работать в бюро расписаний 25 лет назад, всё делалось вручную. Институты предоставляли семестровые планы, в которые мы потом карандашом вписывали преподавателей и аудитории. После составления расписания его печатало машбюро, передавало в институты, затем на огромных листах оно вывешивалось на стендах институтов. Если было хотя бы одно исправление, всё расписание приходилось переписывать заново. А сейчас любое исправление вносится в автоматизированный шаблон и моментально выставляется на сайт СФУ, работа организована онлайн. Для преподавателей и студентов сделано много закладок, и пользоваться расписанием на сайте стало намного проще. Теперь уже не каждый институт вывешивает бумажный вариант на стенде, некоторые полностью перешли на электронный формат.

Сегодня процесс составления расписания автоматизирован частично, и внедрение различных автоматизированных систем — одна из главных задач нашего отдела.

Что ещё необходимо нам для работы? Обновление техники: пять-шесть новых компьютеров. Заявки мы оформляем регулярно, но покупка новой техники — процесс затратный, поэтому обновления бывают редко. Сейчас работаем за компьютерами, которым уже более 13 лет. Бывает, они виснут, тормозят, отключаются. Это очень мешает.

Наш отдел не стоит на месте. Уже готовим расписание на осенний семестр 2021-2022 учебного года — у нас вводятся онлайн-заявки на перевод занятий в электронную информационную образовательную среду, разрабатывается новый шаблон для оформления расписания. Мы постоянно в движении.