Кто за этой дверью
Подразделение: Департамент кадрового регулирования и учёта работников

Справка


Руководитель
— Диана Дмитриевна Барабанова
Структура подчиняется непосредственно ректору
Штат — 56 сотрудников

Включает 9 отделов: информационно-аналитический; социальный; кадрового делопроизводства и электронного документооборота; учёта и организации труда работников; надзора и контроля; специальной оценки условий труда; оценки и развития персонала; отделы по работе с административным и обслуживающим персоналом; по работе с профессорско-преподавательским составом.

Кадровые службы (так исторически сложилось) имеются на всех пяти площадках университета, но главное место дислокации — 6 этаж ректорского корпуса.

Профессиональный праздник отмечают дважды: 24 мая — день кадровика, 12 октября — день кадрового работника, поскольку праздник учреждён решением Народного комиссариата юстиции именно 12 октября 1918 года. На недавнем совещании кадровиков они шутили с замминистра: утвердите оба праздника официально, мы не обидимся.

Типичные будни

На часах 8.25, а под дверью уже стоит посетитель, ждёт своего кадровика. Это типичное начало дня для департамента.

Через кадры проходят все работающие в СФУ, а это более 6 тысяч сотрудников, из них 3 тысячи преподавателей. «Проходят» — означает не просто устраиваются на работу либо увольняются. Кому-то нужна копия трудовой книжки, другому — продлить пропуск, третьему — оформить ветеранство. Весь «жизненный цикл» сотрудника — переводы, повышения, награды — отражается в приказах и вносится в личное дело. Самые объёмные дела — у давно работающих преподавателей: они регулярно проходят конкурсные процедуры, повышают квалификацию, вся эта информация хранится в кадрах.

Поскольку функций много, у каждого отдела своя зона ответственности. Кто-то специализируется на аттестации ППС либо на избрании по конкурсу. Кто-то обслуживает определённый институт и структурные подразделения. За другими закреплён выход сотрудников на пенсию, выдача копий, ведение кадрового архива. Социальный отдел — это оказание материальной помощи, путёвки, работа с ветеранами. Аналитический отвечает за отчёты. Сотрудники охраны труда — это спецоценка, инструктаж (причём не только своих сотрудников, но и субподрядчиков), оформление выплат за вредные условия труда. А есть ещё водитель, который возит тяжёлые талмуды кадровых документов по всем площадкам, забирает тиражи бланков из типографии (трудовые договоры, карточки, критерии эффективности). Департамент заказывает тиражи по 10 тысяч и фактически сразу их оформляет.

Век информатизации и новые трудности

Несмотря на цифровые технологии, работы в департаменте только прибавилось. Безусловно, готовить отчёты благодаря наличию базы проще. Зато самих отчётов и проверок стало значительно больше, как регулярных, так и ситуационных. Если раньше в Пенсионный фонд подавали сведения за определённый период, то теперь по каждому трудоустроенному и уволенному сотруднику необходимо в тот же день подать информацию в виде отчёта. Иначе — штраф.

Запросы в отчётах бывают самые неожиданные. «Оцените долю ставки НПР», «посчитайте молодых специалистов». Для этого нужна не просто выгрузка данных, но ещё и понимание, правильно ли это сделано.

ЦИФРЫ

С 1 января 2020 г. по 1 ноября оформлено 2200 приказов по личному составу, 430 отпускных приказов. За месяц предоставляется около 500 справок с места работы, 400 копий трудовых, проведена работа с больничными листами — около 230 за месяц.

Вот ввели электронный больничный лист. Стало удобно: информация по листку нетрудоспособности передаётся по телефону, и дальше всё оформляется без участия работника. Но наш регион попал в пилотный проект фонда социального страхования «Прямые выплаты». Теперь на каждого заболевшего сотрудника нужно вывести из базы анкету на 7 страниц. Более того, человек должен прийти и расписаться в этой

Здесь всегда много посетителей

Здесь всегда много посетителей

анкете. Зачем? С нелепостью иных бюрократических реформ кадровики сталкиваются первыми. Но, увы, никак не могут на это повлиять, а только — исполнять.

Любое нововведение — это вновь работа с каждым персональным делом. Так, совсем недавно все мы подписывали «допсоглашение», уведомляющее, что наша зарплата на несколько процентов вырастет. Вроде бы, почему это не сделать автоматически? Нельзя: это изменение условий труда, а процедура ознакомления с любыми изменениями прописана в Трудовом кодексе. Дополнительное соглашение надо распечатать, отдать сотруднику, он должен подписать, документ надо зарегистрировать в книге учёта, затем один экземпляр хранить в деле, другой — вернуть сотруднику.

Есть период, когда в департаменте кадров буквально не поднимают головы от бумаг. 30 июня каждого года заканчивается учебный процесс у профессорско-преподавательского состава. Кадровики начинают массово увольнять сотрудников, которые приняты по срочному трудовому договору. Далее всё лето — массовый уход в отпуска, приказы по личному составу. И снова пик — сентябрь, когда почасовики, совместители вновь устраиваются на работу.

Конечно, электронный документооборот приносит облегчение в работе, в том числе для каждого из нас. Так, заказать справку или трудовую книжку можно дистанционно. А если организация, куда её требуется предоставить, удовлетворяется сканами, то и приходить за справкой не нужно, можно получить по почте.

Меньше проблем стало со справкой об отсутствии судимости, без которой не принимают на работу в образовательные учреждения. Эта процедура была хлопотной: ехать в полицию, заказывать, забирать, привозить. Теперь справка заказывается через госуслуги и пересылается на корпоративную почту. В кадрах также через госуслуги её проверяют (есть доступ) и удостоверяют официально.

Коллектив

Работа в департаменте многопрофильная, но взаимозаменяемость высокая. Фактически каждый кадровик может и документооборотом заниматься, и проконсультировать посетителя, и подготовить справку, и сделать отчёт.

Работают в кадрах люди с огромным опытом. Все — с высшим образованием. Высшее образование профильное. Так, Гуманитарный институт СФУ выпускает бакалавров по направлению «Кадровое дело и архивоведение» (кстати, специальные дисциплины там как раз ведёт руководитель департамента Д.Д. Барабанова). А в двух экономических институтах СФУ (ИЭГУиФ и ИУБП) готовят специалистов по управлению персоналом. Но даже те, у кого образование не профильное, давно прошли переподготовку и постоянно повышают квалификацию.

Рабочая встреча

Рабочая встреча

Текучки здесь нет. Реально люди работают десятилетиями, и это объяснимо. Во-первых, большей частью это женщины. Их устраивает стабильная зарплата, фиксированный рабочий день. Второй фактор: многие территориально привязаны к вузу, а это немаловажно. Но главное — коллектив: он давно сплочён и работает как единое целое. В очередной раз это показала пандемия: когда пришлось уйти на дистанционку, департамент создал группу в вайбере и оперативно решал все текущие задачи и возникающие проблемы.

ЦИТАТА


Диана БАРАБАНОВА:
«Самый ценный капитал — люди».

Профессионализм здесь измеряется качеством работы. Если документы оформлены правильно, вы этого даже не заметите. А вот если где-то случится просчёт, он обязательно выливается в негатив: кому-то не вовремя начислят зарплату, за ошибку в отчёте последует штраф. Поэтому никаких просчётов кадровики стараются не допускать.

В число их компетенций входит знание компьютера, владение операционной системой «Флагман», правовой базой «КонсультантПлюс», программами Word и Excel, браузерами интернета и т.д. А настольная книга кадровика — Трудовой кодекс.

Персонально выделить ключевых сотрудников руководитель Диана Барабанова отказалась. «Мы как большой улей, который постоянно в труде, и каждый вносит свою лепту». Если бы можно было каждой дать награду, она дала бы. А есть ситуации, когда мало времени на решение поставленной задачи, руководитель торопится, но коллектив её останавливает: подожди, подумай, здесь ситуация не так однозначна. «И тогда я понимаю, — говорит Диана Дмитриевна, — что они за тебя болеют, меня ещё и проконтролируют, мы одно целое, и от этого спокойно».

Но мы на свой риск всё же назовём несколько имён. Если вы приходили в кадры, не могли не отметить внимательность Елены Анатольевны ЛЕВИНОЙ (отдел по работе с профессорско-преподавательским составом), мягкость Светланы Сергеевны ТРОШИНОЙ (начальник социального отдела), стрессоустойчивость Татьяны Алексеевны СЕБЕДАШ (начальник отдела кадрового делопроизводства и электронного документооборота), активную жизненную позицию Елены Алексеевны АРТЮШЕНКО (много лет она руководит работой кадров на площадке в Политехническом институте), профессионализм Анны Владимировны ЗАЕЦ (отдел по работе с АУП) и др.

Конечно, когда люди зашиваются, они могут сказать и резко: «Подождите!». Но это исключение из правил. Много лет назад, когда Диана Барабанова 17-летней девчонкой пришла работать в кадры, её руководителем стала Галина Максимовна СМЫШЛЯЕВА. Она научила многому, но главное — отношению к людям. Люди — главное содержание работы кадровой службы, независимо от их статуса. К каждому нужно отнестись внимательно, ведь просто так по кабинетам никто не ходит, у каждого свой вопрос или проблема. А потому даже в обед кабинеты департамента не закрываются. Только выходишь, видишь — человек ждёт. «Что вы хотите? Давайте поможем».

Соб. инф.