Как дела у нас в архиве?
10 марта — день архивного работника

«Да кому он нужен, архив? В наш-то век высоких космических и компьютерных технологий, когда любую информацию можно найти в Интернете!» — скажет, наверное, каждый второй человек, особенно представитель молодого поколения.

И, тем не менее, такой огромный университет не может жить и работать без архива. Вы даже не представляете себе, с какими проблемами сюда обращаются люди. Часто с такими, которыми архив вовсе не занимается. Например, с просьбой восстановить утраченный дип­лом или вкладыш к диплому, выдать академическую справку, а иногда просят подтвердить факт проживания в общежитии в такие-то годы. Или совсем недавно от посетителя мы услышали просьбу: скажите, пожалуйста, в каком году моя сестра вышла замуж за сотрудника вашего института, мне нужно подтвердить, что я её наследник. В результате подобных обращений складывается впечатление, что для многих архив — это последняя инстанция, где могут помочь: а вдруг повезёт?

И мы стараемся помочь всем, даже если вопрос не наш, объясняем, куда обратиться и по какому телефону. Бывает, и сами начинаем звонить и выяснять, понимая, что человеку разобраться в нашей большой структуре очень непросто.

Часто мы слышим от посетителей: «Вы знаете, сейчас решается судьба человека, и она зависит от вас!». Подтвердить стаж работы, факт и период обучения, подлинность диплома, получить невостребованные документы (аттестаты, дипломы о предыдущем образовании) — это самое малое и самое основное, чем занимается архив.

— Вы знаете, я когда-то о-о-очень давно учился (работал) у вас и не забрал свои документы, у меня есть шанс их увидеть? (или: я смогу получить справку о стаже работы?), — слышим мы ежедневно. И начинается кропотливый поиск, который иногда занимает несколько дней.

Во-первых, потому что понятие «о-о-очень давно», как правило, довольно растяжимое во времени. Люди забывают, когда они поступали и когда отчислялись, а некоторые и поступали не один раз. Женщины забывают, когда они меняли фамилию или забывают сказать, что они её меняли именно в тот период, который нужен. Мужчины любят «слегка преувеличить» стаж работы. Видимо, работа была настолько тяжёлой, что в памяти стаж из пяти лет плавно вырастает до восьми. А может быть, думают, что мы «легко» и «не глядя» подтвердим всё, что хочется. Мы работаем только с подлинниками документов по личному составу сотрудников и студентов, а также с подлинниками документов по основной деятельности вузов и несём ответственность за предоставление достоверных сведений из этих документов.

А во-вторых, у нас пока ещё нет полной электронной базы данных по всем документам архива, поэтому почти всю информацию приходится искать по бумажным описям, а недостоверные исходные данные очень затрудняют поиск.

Всего один год прошёл после объединения в помещения корпуса Д на ул. Киренского, 26 архивных фондов Красноярского государственного университета, Государственного университета цветных металлов и золота и Красноярской государственной архитектурно-строительной академии. Фонд Красноярского государственного технического университета остался на своём прежнем месте в здании на Борисова, 16.

Целых пять лет ждали мы этого момента, и было чего ждать. Зал, в котором раньше находилась студенческая библиотека, очень просторный, светлый и уютный, работать в нём одно удовольствие. Осенью прошлого года к нам присоединился ещё один фонд — Красноярского государственного торгово-экономического института, переезд которого в объединённый архив ожидается со дня на день.

Когда заходишь в наше архивохранилище, там очень тихо. Стройные ряды стеллажей с аккуратно расставленными документами, надписями и ярлычками хранят информацию. Бумага молчит. Не зря говорят: «бумага всё стерпит». Она терпит, когда нечаянно роняешь том или связку с делами, потому что она очень тяжёлая (только «ухнет» укоризненно, будто хочет сказать: «Ну что ж ты так неосторожно со мной!»). Молчит даже тогда, когда оформляешь страшный документ под названием «акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению», в которых пишешь не менее страшные слова «уничтожить путём сожжения». Но когда понадобится, наши документы скажут больше, чем кто бы то ни был. Ведь не секрет, что иногда один документ на официальном бланке с подписями и печатями может подтвердить больше, чем десятки свидетелей.

Когда листаешь архивные документы, то чётко просматривается и история вузов, вошедших в состав СФУ, и история отдельных людей, и даже история нашей страны. Особенно это заметно, когда работаешь со старейшим из фондов — фондом Государственного университета цветных металлов и золота. Мало кто знает, что этот вуз начал своё существование в 1930 году, а в 1958 году был переведён из Москвы в Красноярск. Таким образом, в нашем фонде сохранились документы почти 90-летней давности.

Вот, например, аттестат, выданный «Народным комиссариатом просвещения РСФСР» в 1939 году после окончания школы, в котором оценка 3 называлась «посредственно», а не «удовлетворительно», как сейчас. Или несколько «аттестатов зрелости» советского периода, уже выданные Министерством просвещения. Записи на них выполнены с двух сторон, на одной стороне по-русски, а на обратной стороне на родном языке республики — украинском, белорусском, грузинском и т.д. Этот аттестат давал право на поступление в любой вуз СССР.

А вот приказ ректора, изданный в 1966 году о присвоении квалификации студентам треть­его выпуска, успешно окончившим институт и защитившим дипломные проекты уже в Красноярске. Этот приказ заканчивается следующими словами: «Ректорат, профсоюзная, партийная и комсомольская организации выражают уверенность в том, что наши выпускники третьего выпуска 1966 года умело приложат полученные в институте знания на инженерной работе, будут отличными руководителями на производстве, успешно внедряющими передовые достижения науки и техники, хорошими воспитателями трудовых коллективов, истинными патриотами своей специальности и приумножат славные традиции института цветных металлов им. М.И. Калинина. Желаем всем плодотворного и творческого труда на избранном поприще на благо и во славу нашей великой родины! В добрый путь, дорогие товарищи!»

А вот вступительная письменная работа, 1963 год, тема: «Труд на благо Родины — высший долг советского человека!» Читаешь сочинение молодой девушки, и кажется, что люди в советское время жили в каком-то другом мире. Любовью и гордостью к своей стране пропитано каждое слово, ведь то время было периодом масштабных молодёжных строек, и о нашей Красноярской ГЭС тоже написано в сочинении. Люди только начали летать в космос, и молодёжь мечтала о больших подвигах на благо своей Родины, верила в «счастливое завтра и приближала его своим трудом».

Когда листаешь личные дела студентов, понимаешь, что во все времена поступки людей были примерно одинаковы — и хорошие, и плохие. Вот юноша осуждён по приговору суда за то, что «будучи неопрятным и нетрезвым приставал к девушкам с просьбой потанцевать, выражался нецензурной бранью, оказывал сопротивление и призывал «пограничников» бить сотрудников милиции при задержании на танцплощадке в парке», за что получил лишение свободы сроком на два года в исправительно-трудовой колонии усиленного режима. А другой с оружием удерживал в заложниках целую комнату в общежитии. А вот приказ ректора того же 1966 года: «Студенту 1-го курса заочного факультета за нечестный поступок, выразившийся в представлении на кафедру графика чужой работы, объявить строгий выговор и предупредить, что повторение подобного поступка влечёт отчисление из института».

Попадается много интересных документов, некоторые из них современные молодые люди вряд ли где-то увидят, кроме архива, например «Партийную характеристику на члена КПСС» .

Кстати, пересылкой архивных документов института из Москвы занимались сотрудники группы перебазирования Московского института стали, которых очень беспокоила судьба архивных материалов, поэтому они в своём письме убедительно просили «разбирать поступающий материал по мере прибывания и по всем «Правилам архивного искусства», а то сотрудникам будет очень сложно работать».

По архивным документам можно проследить, как менялись с годами их стиль и оформление.

Мы настолько привыкли к современным технологиям, что иногда машинально спрашиваем друг друга: а что, в личном деле нет копии паспорта?

И тут же сами отвечаем: да какая копия паспорта в 70-80-е годы? Тогда все документы оформлялись вручную, в том числе копии аттестатов, трудовых книжек и различных свидетельств.

Довольно часто запросы приходят из других стран — Америки, Австралии, Германии, бывших республик Советского Союза. За архивными справками к нам приезжали бывшие сот­рудники из Москвы и Сочи.

Очень часто люди не понимают, что мы работаем с конфиденциальной информацией, с персональными данными, за разглашение которых несём административную и даже уголовную ответственность.

— Ну, пожалуйста, войдите в моё положение, — слышим мы иногда, — мне срочно нужно забрать аттестат или справку о подтверждении стажа работы сына (брата, сестры, мужа, жены, подруги и т.д.), а то он (она) в другом городе (в другой стране), а доверенности у меня нет.
На что мы в очередной раз терпеливо отвечаем, что мы можем выдать документы только лично в руки по паспорту либо отправить заказным письмом.

Бывает, что приходят письма с просьбой и даже требованием выслать личное дело или выдать его на руки, утверждая при этом, что личное дело — это собственность посетителя. На самом деле, это собственность университета, за сохранность которой мы несём персональную ответственность.

Наш архив является источником комплектования государственного архивного фонда РФ, в результате образования СФУ архив получил статус ведомственного, в нём хранятся дела длительного срока хранения (в основном 50 и 75 лет), а некоторые постоянно. Архивные фонды СФУ насчитывают порядка 350 000 единиц хранения (для сравнения: в Красноярском краевом государственном архиве находится 1,5 млн дел).

Когда сотрудники, с которыми мы достаточно успешно и плодотворно работаем, при передаче дел на хранение в архив считают наши требования излишне строгими, так хочется им рассказать, насколько тяжело работать с неправильно оформленными делами. На некоторых документах закрытых фондов нет обложек, внутренних описей, документы внутри тома расположены в неправильном порядке, всё это увеличивает время поиска информации и изнашивает страницы от частого перелистывания. Работы с фондами много, их надо приводить в порядок, систематизировать по единым требованиям, поэтому весь коллектив, кроме текущей работы, занимается оформлением обложек и внутренних описей, подготовкой дел для переплёта ввиду износа обложек, составлением электронных баз данных, а это требует много времени и внимания для исключения ошибки. Ведь только в фонде СФУ, которому всего шесть лет, уже почти 10 000 единиц хранения, и дела прибывают с молниеносной скоростью, их передают на хранение сотнями и даже тысячами томов одновременно. Все эти документы необходимо принять правильно оформленными и расставить в надлежащем порядке.

Очень жаль, что зачастую к архиву относятся как к чему-то ненужному и лишнему. А я считаю, что на месте тех людей, «у которых на данный момент решается судьба», может оказаться любой из нас, наши родные и близкие. И как решится наша дальнейшая судьба, будет зависеть от того, как быстро и точно сотрудники архива найдут нужную информацию или сделают нужную справку.

Но всё-таки чаще мы видим радость и получаем благодарность от людей, которым справка о стаже поможет получить прибавку к пенсии, а невостребованный в своё время аттестат (диплом, трудовая книжка), прождавший у нас в архиве своего владельца 10, 20, а то и 30 лет, возвращается к нему для решения каких-то важных воп­росов, может быть для получения той же пенсии или для повышения по службе.

Коллектив у нас небольшой, но активный и трудолюбивый. Мы оптимистично смотрим в будущее. Мы мечтаем об автоматических стеллажах и системах хранения, об электронном архиве, который сэкономит время для поиска необходимой информации и выведет её на современный уровень.

Думаю, что эти простые слова вполне могут стать девизом всех архивистов: «Сохраняя прошлое сейчас, мы строим чьё-то будущее!».

Заведующая архивом Марина МУРОМЦЕВА