Кто за этой дверью
Подразделение: отдел по расчётам с подотчётными лицами

Пожалуй, у этого отдела, который в народе называют «отдел командировок», репутация самого «жёсткого» в университете. Те, кто куда-либо ездил, а потом отчитывался о поездке, говорят, что процедура отчёта — если и не круги ада, то «ужас-ужас». А как на самом деле?

Помнится, мне тоже приходилось ездить, а потом сдавать авансовый отчёт, и главное впечатление: люди в этом отделе буквально не поднимают головы от бумаг. Увы, с первого раза я никогда не могла оформить отчёт правильно, портила бланки, где в хронологическом порядке нужно перечислить прилагаемые документы. Бухгалтер, которая со мной работала, вздыхала на каждый новый мой «косяк», но сдерживалась. Мне её тихое раздражение было понятно: ведь все инструкции и образцы висят на стенде, а мы такие бестолковые.

Справка

Отдел существует с 2010 года, когда было принято решение о создании единой бухгалтерии в главном корпусе (каб. 11-03а, пр. Свободный, 79). До этого на каждой площадке по отчётам работал отдельный специалист. Сейчас из-за пандемии отдел сократился до двух сотрудников, а раньше их было четверо, и ежегодно они обрабатывали 3-4 тысячи авансовых отчётов. Если поделить на число рабочих дней, то получится, что в среднем отдел принимал до 15 новых посетителей ежедневно. И часто это означало решение конфликтных ситуаций.

Руководитель отдела — Ольга Александровна Бойко.

Специалист — Светлана Николаевна Захарова.

Непосредственный начальник — зам. главного бухгалтера Елена Анатольевна Батухтина (если в отделе не могут определиться, принимать тот или иной документ, идут к ней).

От приказа до отчёта

«Все, кто едет в командировку, на конференцию, на практику, за границу, сначала приходят к нам. И преподаватели, и студенты, и сотрудники, — говорит руководитель отдела Ольга Александровна Бойко. — Мы работаем с людьми не после их возвращения, а с появления приказа на командировку. Объясняем, что надо сделать в поездке, какие документы привезти, когда прийти к нам (в течение трёх дней после возвращения!). Оформляем заявку на денежные средства. Студентам предоставляем памятку, где сказано, в какой срок и какими документами они должны отчитаться».

За какие поездки отчитываться сложнее? Конечно, за заграничные командировки. Там больший объём документов, и главное — требуется построчный перевод, если материалы на иностранном языке. Это делают в СФУ в отделе переводов, бесплатно, но не всегда быстро, тем более если язык не распространённый (например, вьетнамский, корейский).

Разумеется, работа с людьми, которые что-то «потеряли», «забыли», «не знали» (по сути — недоработали), генерирует много конфликтов. Особенно если человек считает, что он лучше разбирается в законах. Бухгалтеров называют буквоедами, на них кричат, на них пишут жалобы, их считают причиной своих проблем.

Сотрудникам отдела приходится выслушивать много едких комментариев даже по поводу установленных в РФ в прошлом веке и до сих пор закладываемых в бюджеты сумм: 100 рублей суточные, 550 проживание. Да, на эти деньги жильё уже не снять, для возмещения изыскиваются дополнительные источники, но это точно вопрос к руководству, а не к бухгалтерии.

Отдел командировок — это самый сложный фронт работы: с человеческим фактором, с конфликтной ситуацией.

Кто это придумал?

Перечень документов для отчёта — не прихоть бухгалтерии и не внутреннее положение СФУ, а федеральное постановление правительства о командировках в РФ. Что-то из требований дополнительными письмами и приказами иногда убирают (например, теперь не нужно брать командировочное удостоверение и делать в нём отметку). Чаще — добавляют. Так, с 2019 г. помимо билетов нужен и чек об оплате, это требование налоговой инспекции.

Университет как бюджетную организацию регулярно проверяют: правильно ли расходует государственные средства. Проверяют скрупулёзно, сейчас этому целенаправленно учат. Проверяющий не просто листает папку, убеждаясь в наличии всех документов. Он вникает в них, борется за каждую бюджетную копейку. Например, может заявить, что неправильно посчитали время на дорогу, а от этого зависит выплата суточных (пусть они всего-то и составляют 100 рублей). И бухгалтерии приходится доказывать, что сотрудник университета не успел бы доехать из точки А в точку Б за один день.

«Мы не хотим, чтобы проверяющий через 5 лет вызывал человека, а тот вспоминал, почему у него в отчёте нет нужного чека. При этом сам бухгалтер должен помнить каждый документ, который он принял, несёт за него ответственность», — говорит Ольга Бойко.

Самые частые нарушения

В большинстве случаев отчёт не сдаётся с первого раза. То документов не хватает, то они заведомо «не те».

Чаще всего теряют посадочные талоны. А это обязательный документ, подтверждающий, помимо билетов, что человек совершил поездку. Посадочный талон, который вы по инерции выкинули, уже не восстановить. И придётся связываться с перевозчиком, просить справку, что вы действительно летели в данную дату в данном направлении. На это уходит время и дополнительные средства.

Другое частое нарушение связано с проживанием в гостинице. В чеке должно быть зеркально прописано, что вы занимали одно койко-место, а не многоместный номер, например. И даже если вы занимали именно одно место, но этого не видно из документа, к вам будут вопросы.

Ещё нюанс: оплачивать расходы можно только со своей карты. Карта жены, коллеги, руководителя (если подотчётное лицо вы сами) — не подходит.

В итоге хотя большинство всё же укладывается с отчётом в трёхдневный срок, с отдельными людьми приходится работать долго: и месяц, и полгода.

Например, такой случай. Руководитель практики поехал в один из районов края, оплатил проживание группы студентов, но документ, подтверждающий это, недействителен. В положении о ведении кассовых операций прописано, что должен содержать чек или приходный ордер, и если какого-то реквизита нет — документ нельзя принять.

Вообще, это самый тяжёлый период — лето и осень, когда люди возвращаются с практик. Многие уезжают на Север, где сложно добраться до нужной точки, сложно с проживанием, но документы, которые потом привозят «в подтверждение», зачастую никуда не годятся. Конечно, людей жалко — им приходится писать объяснительные, чувствовать себя виноватыми, когда на самом деле они выполнили, что должны и как могли.

А то и самих подотчётных лиц приходится искать: аванс на поездку получил, а отчитаться забыл. Хотя по правилам вы должны внести в кассу сумму, которую не можете подтвердить чеком. И её возместят лишь в том случае, если документы будут в порядке.

Бюрократическая архаика

Ещё о правилах и здравом смысле. Допустим, вы поехали на конференцию куда-нибудь в Крым или, того лучше, в Испанию. Мероприятие закончилось, и вы решили не лететь сразу домой, а устроить себе каникулы. В кои-то веки выбрались из сибирской глуши, когда ещё такое будет. И вот вы 5-7 дней отдыхаете, возвращаетесь, но бухгалтерия отказывается принимать ваш обратный билет. Вроде бы, какая разница, сумма-то потрачена та же. Но по приказу ваша поездка ограничена определённым временем, и к отчёту не могут иметь отношения документы, датированные позже. Люди этого не понимают, особенно мамы студентов. «Самое страшное, когда мамы приходят биться за своих детей, — признаётся О.А. Бойко. — Разбирательства порой доходят до ректора».

Конечно, по-человечески ситуация понятна каждому сибиряку. Ведь мы живём далеко от культурных центров, выбираемся к «цивилизации» редко, а некоторые так вообще впервые видят море или заграницу. Будь моя воля, я бы внутренним положением СФУ разрешила людям, выезжающим в другие города и страны, всегда иметь 2-3 свободных дня — для «ознакомления с историей и культурой», так сказать. Хотя бы в качестве бонуса за жизнь в Сибири. Но, боюсь, это не объяснишь тем самым проверяющим.

Или вот ещё норма: на практику студентам не оплачиваются авиабилеты (кроме Крайнего Севера и труднодоступных мест). И суточные у них — 50 рублей. Устарело, нелогично? Да. Но бухгалтер здесь ни при чём.

Часто можно слышать и сетования, что «в других странах» нет этой бумажной волокиты, и если тебе выделили средства, то не подозревают, будто ты их растратил. Но, по мнению Ольги Бойко, «на доверии» не работает ни одна страна, любой финансист скажет: дайте мне подтверждающий документ. Другое дело, что когда у условного зарубежного профессора подходит период отчёта, он открывает свою электронную базу в налоговой, и там всё видно: куда, когда и сколько он потратил.

Возможно, скоро такое время наступит и у нас. Хотя наши люди идут дальше и высказывают пожелание: пусть бухгалтерия («раз ей это надо») сама ищет в базах подтверждающие документы и чеки, вкладывает их в отчёты и не отнимает драгоценное время преподавателей и студентов. Тем более что профессионал сделает это легко, он знает, что именно и где искать.

Но здесь мы вынуждены разочаровать читателя: вряд ли такое благоденствие наступит. Не каждую базу можно открыть и не к каждому документу иметь доступ: конфиденциальность личных данных. Да и за свою деятельность нам всё же нужно отчитываться самим.

КРЕДО руководителя:«Любую ситуацию можно разрулить и найти решение — если работать вместе, а не конфликтовать»
Валентина ЕФАНОВА